1. Einleitung

Bei Copacabana Beach legen wir großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit aller personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und schützen, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und allen geltenden nationalen Datenschutzgesetzen in Belgien.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von Copacabana Beach verarbeitet werden, einschließlich Daten von:

• Gästen und Kunden
• Mitarbeitern und Auftragnehmern
• Lieferanten und Geschäftspartnern
• Website-Besuchern und Online-Nutzern

Sie gilt für alle Verarbeitungsaktivitäten von Copacabana Beach, sowohl manuell als auch automatisiert.

3. Grundsätze des Datenschutzes

Wir halten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten folgende Grundsätze ein:

• Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz – Daten werden rechtmäßig verarbeitet und Personen werden informiert.
• Zweckbindung – Daten werden nur für festgelegte und legitime Zwecke erhoben.
• Datenminimierung – Es werden nur die unbedingt notwendigen Daten erhoben.
• Richtigkeit – Personenbezogene Daten werden korrekt und aktuell gehalten.
• Speicherbegrenzung – Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig ist.
• Integrität und Vertraulichkeit – Daten werden vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch geschützt.
• Rechenschaftspflicht – Wir übernehmen die volle Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzgesetze.

4. Welche Daten wir sammeln

Wir können folgende Arten von Informationen sammeln:

• Identifikationsdaten: vollständiger Name, Adresse, Nationalität, Ausweis-/Passnummer
• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Buchungs- oder Transaktionsdaten: Aufenthaltsdaten, Anzahl der Gäste, Zahlungsinformationen
• Kommunikationsaufzeichnungen: Nachrichten, Anfragen oder Feedback
• Technische Informationen: IP-Adresse, Browsertyp oder Gerätedaten (falls zutreffend)

Sensiblen Daten werden nur erhoben, wenn dies unbedingt erforderlich ist und mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

5. Zweck der Verarbeitung

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Verwaltung und Bestätigung von Buchungen oder Dienstleistungsverträgen
• Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Verpflichtungen
• Registrierung von Gästen bei den örtlichen Behörden (falls erforderlich)
• Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung
• Kommunikation wichtiger Informationen
• Verbesserung des Kundenservice und der Betriebsabläufe

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden auf Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Vertragserfüllung: zur Bereitstellung der angeforderten Dienstleistung
• Gesetzliche Verpflichtung: zur Einhaltung nationaler oder lokaler Gesetze
• Berechtigtes Interesse: zur Gewährleistung von Sicherheit und Verbesserung der Servicequalität
• Einwilligung: wenn Sie freiwillig optionalen Mitteilungen oder Marketing zustimmen

7. Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig ist:

• Buchungs- und Zahlungsdaten: 10 Jahre für Buchhaltungs- und Steuerzwecke 
• Gästedaten: gemäß den geltenden lokalen Gesetzen
• Kommunikations- oder Marketingdaten: bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, darunter:

• Verschlüsselte Datenspeicherung und sichere Server
• Zugriff nur für autorisiertes Personal
• Regelmäßige Schulungen und Überwachung im Datenschutz
• Sichere Backup- und Wiederherstellungssysteme

Im Falle einer Datenpanne informieren wir die zuständige Behörde innerhalb von 72 Stunden, wie gesetzlich vorgeschrieben.

9. Datenweitergabe

Wir geben personenbezogene Daten nur an vertrauenswürdige Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, z. B.:

• Buchungs- oder Zahlungsplattformen (z. B. Airbnb, Booking.com, Stripe)
• Örtliche Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Gästeregistrierung, Steuerberichte)
• Dienstleister wie IT- oder Reinigungsfirmen, alle unter DSGVO-konformen Vereinbarungen

Wir verkaufen oder vermieten personenbezogene Daten niemals an Dritte zu Marketingzwecken.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten
• Korrektur oder Löschung
• Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf der Einwilligung jederzeit

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter: dries.schapman@outlook.be
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten missbräuchlich verarbeitet wurden, können Sie sich an Ihre nationale Datenschutzbehörde wenden.

11. Internationale Datenübertragungen

Wenn Daten außerhalb des EWR oder Ihres Landes übertragen werden, gewährleisten wir angemessene Schutzmaßnahmen durch:

• Standardvertragsklauseln (SCC) genehmigt von der Europäischen Kommission
• Übertragungen in Länder mit anerkanntem angemessenem Schutzniveau

12. Aktualisierung dieser Richtlinie

Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft und kann aktualisiert werden, um Änderungen der Gesetzgebung oder der Geschäftspraxis widerzuspiegeln. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar.

Copacabana Beach

Dries Schapman

28. Januar 2026